Le « dépôt des comptes annuels » est une formalité administrative incontournable qui incombe à bon nom nombre de sociétés. En tant qu’obligation légale, le défaut de dépôt dans les délais est susceptible de sanctions pénales. Situé entre l’approbation des comptes et l’accomplissement de formalités en ligne, le dépôt des comptes suit une procédure bien particulière. Explications sur cette formalité, ses implications et ses étapes avec JuriFormalités.
Tarif formalité de Dépôt des Comptes Annuels
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Qu’est-ce que le dépôt des comptes annuels et pourquoi s’y soumettre ?
Le dépôt des comptes sociaux fait partie des formalités usuelles de modification de société. Une obligation légale qui n’est pas sans intérêt aussi bien pour les entreprises, que pour l’administration ou les tiers.
La définition du « dépôt des comptes annuels »
Cela désigne une procédure administrative requise par une obligation légale. Il s’agit pour les sociétés de faire parvenir à l’administration le bilan financier des comptes sociaux sur l’année écoulée. Il est toujours réalisé annuellement et, en principe, en chaque fin d’exercice social.
Des informations ainsi transmises à l’administration, certaines seront publiées sur le Bulletin Officiel des Annonces Civiles et Commerciales (BODACC). Une publication publique qui permet, entre autres, de rassurer partenaires professionnels et clients sur la réalité économique de l’entreprise. Et qui sert de point de départ en cas d’opposabilité.
Les sociétés soumises à obligation légale
Les sociétés susceptibles d’être assujetties à l’obligation légale de dépôt des comptes annuels sont les suivantes :
- Société Anonyme (SA)
- Société par Actions Simplifiée (SAS)
- Entreprise Unipersonnelle à Responsabilité Limitée (EURL)
- Société à Responsabilité Limitée (SARL)
- Entreprise Individuelle à Responsabilité Limitée (EIRL)
- Société en Nom Collectif (SNC)
- Société d’Exercice Libéral (SEL)
- Société commerciale étrangère ayant au moins un établissement en France
- Coopérative agricole / unions
L’intérêt d’effectuer annuellement un dépôt des comptes
Le dépôt des comptes annuels a des finalités diverses selon le point de vue d’où l’on se place. Ainsi s’agit-il pour l’administration d’une nécessité d’ordre public. Une demande en lien direct avec le principe législatif de transparence de l’économie des entreprises françaises. Quant aux sociétés, il s’agit d’une obligation légale, mais aussi de l’aboutissement de pratiques comptables courantes.
Clôture de l’exercice social, bilans financiers ou approbation des comptes sociaux sont autant d’actes de gestion comptable. L’occasion pour les associés ou les actionnaires d’évaluer l’état réel de la société et d’analyser ses possibilités d’évolution.
Enfin, la publication publique des bilans de comptes des sociétés est aussi favorable aux tiers. Clients, partenaires professionnels ou concurrents peuvent ainsi être avisés de la santé financière d’une entreprise, et donc de sa fiabilité.
Quand effectuer le dépôt des comptes annuels d’une société ?
Les délais de dépôt dépendent du choix de transmission à l’administration : formalités en ligne ou dossiers matérialisés. Le non-respect de l’obligation légale de dépôt des comptes annuels est susceptible d’occasionner des sanctions financières et juridiques.
Le délai de dépôt des comptes annuels
Le dépôt des comptes annuels n’est possible qu’après approbation des comptes par les associés ou les actionnaires réunis en assemblée. Il est nécessairement réalisé dans les 8 mois qui suivent la clôture du dernier exercice social.
A noter que les sociétés déterminent librement la date de clôture de l’exercice annuel et l’inscrivent dans leurs statuts. La plupart des entreprises choisissent de la faire correspondre à la date de fin d’année civile – soit le 31 décembre.
A compter de cette date de clôture, les sociétés disposent d’un délai de 6 mois pour approuver les comptes. Puis, à partir de l’acte d’approbation, d’un délai d’un mois pour effectuer le dépôt papier des comptes annuels. Ou d’un délai de 2 mois si le dépôt se fait par l’accomplissement de formalités en ligne.
Le défaut de dépôt des comptes annuels
L’entreprise est avisée du défaut de dépôt des comptes annuels par le Greffe du Tribunal de Commerce territorialement compétent. Après relances, et en cas d’absence de réponse, le président du tribunal demande la mise en place d’une procédure spéciale.
Il s’agit de l’injonction de dépôt des comptes sociaux sous astreintes. La société est alors passible d’une amende de 1.500 €, ou 3.000 € en cas de récidive. Ainsi que d’une condamnation au paiement d’indemnités de retard à régler au Trésor Public.
Au terme d’un mois supplémentaire, l’entreprise s’expose à l’ouverture d’une enquête. Laquelle peut elle-même mener à une procédure d’alerte comme à une procédure de liquidation judiciaire.
Le dépôt des comptes annuels étape par étape
Le dépôt des comptes annuels d’une entreprise suit une procédure bien spécifique. On parle d’approbation des comptes sociaux et d’accomplissement de démarches administratives d’usage, dossier matérialisé ou formalités en ligne.
Convocation en assemblée et approbation des comptes
Le dépôt des comptes annuels intervient nécessairement après l’adoption d’un acte d’approbation des comptes de la société. Les statuts précisent les conditions dans lesquelles s’effectuent la gestion, l’organisation et les modifications de société. De manière générale, l’approbation par les associés ou les actionnaires est requise à l’occasion d’une assemblée générale ordinaire.
Constitution du dossier de dépôt des comptes annuels
Selon le type et la forme de société, le dossier de dépôt des comptes annuels peut être composé :
- du bilan des actifs et des passifs
- du compte de résultats
- des annexes
- de la résolution d’affectation des résultats de l’année écoulée / procès-verbal de l’assemblée générale ordinaire la constatant
- du rapport général du Commissaire aux Comptes (CAC)
- du rapport de gestion du groupe / du rapport du conseil de surveillance / du rapport du Commissaire aux Comptes
- de la déclaration de confidentialité
Le dépôt du dossier : greffe du Tribunal de Commerce, Guichet Unique et JuriFormalités
Le dépôt des comptes annuels peut être effectué par voie matérialisée ou dématérialisée. Certains préféreront remettre leur dossier en format papier en mains propres ou par courrier. Il suffit pour cela de l’adresser au greffe du Tribunal de Commerce du siège social de l’entreprise.
D’autres choisiront d’effectuer les formalités en ligne via le Guichet unique ou Guichet des formalités des entreprises.
Et d’autres encore apprécieront de simplifier leurs démarches en déléguant le dépôt des comptes annuels à des formalistes expérimentés. Une solution simple et efficace à même de garantir la pleine réussite de ses formalités de modification de société.
